Qui est qui
Vous — cabinet ou entreprise — êtes responsable du traitement des données que vous confiez au service. Heal Digital, [à compléter : forme sociale, capital, RCS, siège], agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du règlement général sur la protection des données.
Cet accord fait partie intégrante des conditions d'utilisation. En cas de contradiction sur le traitement des données, c'est le présent document qui prévaut.
Objet, durée, nature et finalité
Le traitement a pour objet de collecter vos pièces comptables, d'en extraire des écritures, de les restituer à votre logiciel de comptabilité et de rapprocher la TVA déclarée des pièces qui la justifient. Il dure aussi longtemps que votre compte, augmenté des durées de conservation indiquées plus bas.
Heal Digital ne traite ces données que sur votre instruction documentée — l'usage du service en constitue une — sauf obligation légale, auquel cas vous en êtes informé avant le traitement à moins que la loi ne l'interdise.
Ce qui est traité, et sur qui
Catégories de personnes concernées
- Vos utilisateurs : dirigeants, comptables, collaborateurs.
- Vos tiers : clients et fournisseurs dont les pièces transitent par le service.
- Le cas échéant, vos salariés, lorsqu'une note de frais ou un justificatif les nomme.
Catégories de données
- Identification et compte — nom, adresse électronique, rôle dans l'espace, journal des connexions.
- Pièces et écritures — factures, avoirs, notes de frais, relevés bancaires, fichiers des écritures comptables, et tout ce que ces documents contiennent : raisons sociales, adresses, numéros de TVA, IBAN, montants, libellés.
- Traces — piste d'audit chaînée des modifications, journal des consultations par un expert-comptable invité.
Le service n'a pas vocation à traiter de données sensibles au sens de l'article 9. Il ne peut cependant pas empêcher qu'une pièce déposée en contienne — une facture de praticien, par exemple. Ces données sont alors traitées comme le reste de la pièce, sans enrichissement ni profilage.
Sous-traitants ultérieurs
Vous autorisez le recours aux sous-traitants ci-dessous. Toute adjonction ou remplacement vous est notifié avec un préavis raisonnable, pendant lequel vous pouvez vous y opposer.
- Hetzner Online GmbH — exécution de l'application. Centre de données d'Helsinki, Finlande.
- Supabase — base de données, authentification et stockage des fichiers déposés. Région d'hébergement : Irlande.
- Anthropic — lecture automatique des pièces. Seul le document à lire est transmis ; il n'est pas conservé au-delà du traitement et ne sert pas à entraîner de modèle.
- Resend — acheminement des courriers électroniques transactionnels : invitation, réinitialisation, demande de pièce.
Aucun de ces traitements ne sort de l'Union européenne, à l'exception de la lecture automatique des pièces. Les transferts correspondants reposent sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Ce que l'éditeur s'engage à faire
- Confidentialité — toute personne autorisée à traiter les données y est astreinte.
- Sécurité — chiffrement en transit et au repos, cloisonnement des espaces par des règles appliquées dans la base elle-même, accès direct à la base restreint par liste d'adresses, journalisation des accès d'un expert invité, piste d'audit dont l'intégrité est vérifiable.
- Assistance — concours raisonnable pour répondre aux demandes d'exercice de droits, pour une analyse d'impact et pour la notification d'une violation.
- Violation de données — information sans délai injustifié après en avoir pris connaissance, avec la nature de l'incident, les catégories concernées et les mesures prises.
- Audit — mise à disposition des informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28, et possibilité d'un audit annuel dans des conditions convenues.
Conservation et sort des données
À la fin de la prestation, vous choisissez la restitution ou la suppression. À défaut d'instruction, les données sont supprimées trente jours après la résiliation, à deux exceptions près.
- Les pièces et écritures soumises à l'obligation légale de conservation comptable sont conservées six ans à compter de la clôture de l'exercice, comme l'impose le code de commerce. Elles ne sont plus traitées que pour cette finalité.
- La piste d'audit est conservée sur la même durée : sa raison d'être est précisément de survivre aux données qu'elle atteste.
Contact
Pour toute question relative au présent accord, ou pour demander sa signature en bonne et due forme, écrivez à [à compléter : adresse de contact].